Contrato de mantenimiento de aire acondicionado: qué tiene que decir para poder compararlo

Le llegan dos ofertas de mantenimiento para los equipos de su empresa. Las dos dicen "mantenimiento preventivo mensual". Una cuesta el doble que la otra.

Con ese texto no hay forma de saber cuál conviene. Puede que la barata sea una visita para lavar filtros, y la cara, un mantenimiento de verdad. O puede que la cara sea cara y nada más. El problema no es el precio: es que no se puede comparar lo que no está escrito.

Contrato que no se puede comparar

• “Mantenimiento preventivo mensual”, sin decir qué se hace
• Un precio global, sin lista de equipos
• Emergencias con “atención prioritaria”
• Repuestos “según necesidad”
• Una firma en la hoja de servicio como único informe

Contrato que sí se puede comparar

• Lista de equipos con capacidad y ubicación
• Actividades y frecuencia para cada tipo de equipo
• Tiempo de respuesta en horas, y en qué horario
• Qué materiales y repuestos incluye, y cuáles no
• Informe con valores medidos en cada visita

Primero, la lista de equipos

Un contrato serio empieza por un inventario: cada equipo, con su tipo, su capacidad y dónde está. Sin eso, "mantenimiento de los equipos" puede significar los que el técnico encuentre ese día.

Y con la lista se puede hacer la cuenta que importa: cuánto cuesta cada equipo por visita. Esa es la cifra que se compara entre ofertas.

Qué se hace, y cada cuánto

No todos los equipos necesitan lo mismo. Un split de oficina, una condensadora en la azotea cerca del mar, un cuarto frío y una manejadora de un sistema de agua helada tienen rutinas distintas. El contrato tiene que decir qué actividades se hacen en cada uno y con qué frecuencia, y esa frecuencia tiene que tener una razón: el ambiente, las horas de uso, el polvo.

Lo que debe incluir una visita está en cada cuánto hay que darle mantenimiento. Si el contrato solo habla de filtros, es limpieza, no mantenimiento.

Emergencias: en horas, no en adjetivos

"Atención prioritaria" no se puede reclamar. "Respuesta en un máximo de 4 horas, de lunes a sábado de 7:00 a 18:00" sí. El contrato tiene que decir cuánto tarda la respuesta, en qué horario aplica, y qué pasa fuera de ese horario: si se atiende, y si tiene un costo aparte.

Para un cuarto frío, una sala de servidores o una farmacia, este punto vale más que el precio de la visita.

Repuestos y materiales

Hay que saber qué está incluido y qué se cobra aparte: filtros, limpiadores, piezas eléctricas menores, refrigerante.

Y una advertencia sobre el refrigerante: un contrato que incluye "recargas de gas" sin límite es una mala señal. Un equipo sano no consume refrigerante; si le falta, tiene una fuga. Un contrato que cubre recargas pero no la reparación de la fuga invita a recargar para siempre. Lo explicamos en el aire acondicionado no gasta gas.

El informe

Después de cada visita, un informe por equipo con lo que se hizo, lo que se encontró y los valores medidos: presiones, temperaturas del aire, corriente del compresor. Con esos números se ve si un equipo se está deteriorando antes de que falle, y se puede decidir a tiempo si conviene repararlo o reemplazarlo.

Una firma en la hoja de servicio demuestra que alguien fue. No demuestra qué hizo.

Cuándo no hace falta un contrato

Si tiene uno o dos equipos en una casa o en una oficina pequeña, un contrato mensual probablemente sea más de lo que necesita. Lave usted el filtro — explicamos cómo en cada cuánto se lava el filtro — y agende las visitas técnicas que correspondan según el ambiente.

El contrato tiene sentido cuando hay muchos equipos, cuando hay equipos críticos, o cuando nadie en la empresa tiene tiempo de acordarse.

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¿Tiene dos ofertas de mantenimiento y no sabe cómo compararlas? Escríbanos: le armamos el inventario de sus equipos y una propuesta con estas cinco cosas por escrito, para que la compare con la que quiera.